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Formularios, gestión mediante la burocracia

En el post reciente, Plan de continuidad de negocio como proyecto, hablábamos de los formularios (o cuestionarios) como el medio para recoger la información necesaria en nuestro sistema de gestión. En realidad los formularios son el método para gobernar el trabajo relativo al flujo de datos, y casi todo el resto de trabajo.

Decíamos:

Todos los datos necesarios se van registrando con ayuda de formularios preparados al efecto. Se sugieren en cada paso modelos útiles para cada clase de registro, con indicación de los datos que han de contener.

La estrategia detrás de todo consiste en hacer que las cosas sucedan espontáneamente sin tener que estar supervisando cada paso. En efecto, un formulario:

  • Es una lista de chequeo de las cosas que son importantes, puesto que está claro que sus datos nos interesan. Con una lista de chequeo bien formulada no se queda ninguna tarea por hacer.
  • Si hemos sido cuidadosos al elaborar el formulario, se convierte en un pequeño procedimiento en si mismo, en el sentido que se le da en gestión de calidad. Incluso el orden en que figuran los datos orienta sutilmente el orden en que deben obtenerse.
  • Si le pides a alguien que rellene los datos en un formulario, resulta natural que realice el trabajo que se necesita para obtener el dato. Es una forma elegante de ordenar el trabajo propiamente dicho.
  • Los formularios cumplimentados son registros en el sentido que se da al término en el contexto de sistemas de gestión documentados (que deben contener básicamente procedimientos y registros), haciendo fácil demostrar que se tienen archivados y a punto los datos del sistema.
  • Se pueden explotar los datos contenidos en los formularios como fuente de la información a incorporar en una base de datos que recoja los datos relevantes del sistema. En ese caso se tiene un duplicado de los datos originales de la base de datos, que es esencial para mantener la trazabilidad.
  • Todo el conjunto del sistema de gestión, mediante el uso sistemático de los formularios, supone una solución minimalista. Este detalle es importante, teniendo en cuenta que en general al construir un sistema de gestión, se tiende a crear un pequeño monstruo consumidor de recursos, que no ocurre si todo gira en torno a los datos.

Este tipo de cosas no son evidentes hasta que uno tiene la responsabilidad de montar un sistema de gestión como el de los Planes de Continuidad con recursos limitados. Después de un tiempo, poco a poco las cosas van quedando claras, sobre todo que las normas no piden lo que pensábamos que piden y todo el trabajo puede hacerse siempre más fácil. El mérito no consiste en hacer más trabajo sino en ser eficiente y obtener los resultados necesarios.

La imagen que acompaña este post es un ejemplo de registro de Plan de Acción que cumpliría los requisitos necesarios para gestionar una Acción Correctiva de una No-conformidad o una Acción de Mejora resultante de una revisión, en cualquier sistema de gestión documental.

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